Wochenplanung

Die Wochenplanung funktioniert ganz einfach! Unter diesem Text findest du 2 Versionen, die ich auch noch ein wenig genauer erläutern werde.

Druck dir deine Wochenplanung jede Woche neu aus, schreibe das Datum oben links hin und nummeriere die Wochentage nach Datum durch (z.B. wenn Montag der 7. August ist, dann schreibe ich neben die Wochentage immer 7, 8, 9... bis Sonntag, 13.).

So und jetzt kommt eine ganz wichtige Unterscheidung:

• es gibt Termine, und
• es gibt ToDos

Ein Termin hat eine zeitliche Komponenten, z.B. um 8 Uhr muss ich beim Arzt sein.

Ein ToDo ist etwas, das ich erledigen möchte, wobei es aber nicht so wichtig ist, WANN ich es erledige (eine Deadline wäre schon wieder ein Termin!).

Schreibe dir also in der linken Spalte alles auf, was es diese Woche zu erledigen gibt, aber ohne dich zeitlich festzulegen. Was du dann genau an welchem Tag tust, kannst du jeden Tag in deiner MIT-Spalte (Most Important Task - Zeile ganz oben unter den Wochentagen) eintragen und auch noch zwei / drei weitere Prioritäten für den Tag festlegen. So behältst du den Fokus bzw. priorisierst dein Tun. Das legst du aber wie gesagt nicht am Anfang der Woche fest, sondern pickst dir jeden Tag am Morgen die wichtigsten Dinge aus der gesamten Liste in der linken Spalte.

Denn ganz ehrlich, jedes mal, wenn ich für die Woche voraus planen wollte, kamen unvorhergesehene Dinge dazwischen und ich musste spätestens ab Mitte der Woche alle meine Prioritäten neu planen. Noch schlimmer wurde es, wenn ich mir ToDos als fixe Kalenderzeiten eingetragen habe. Bei mir funktioniert das NULL zu sagen, "oh ja an der Präsentation arbeite ich am Mittwoch von 14 bis 16 Uhr". Was wenn ich um 14 Uhr enorm müde bin, weil ich ein schweres Mittagessen hatte oder am Vormittag total überraschende Dinge passiert sind, die mich viel Energie gekostet haben? Ich beschloss vor langer Zeit nicht mehr Untertan meiner ToDo-Liste zu sein, sondern mein Tun stattdessen in Einklang mit meinem Biorhythmus und meinen Bedürfnissen zu bringen. Somit lege ich zwar sehr wohl fest, dass die Präsentation an dem Tag zwar zu meinen Top-Prioritäten gehört, lasse mir aber offen, wann an dem Tag ich an der Präsentation arbeite. Am ehesten packe ich meine MITs gleich am morgen an, da ich zu der Zeit noch am meisten Elan und Kreativität verspüre. Aber es kann gut sein, dass ich nach einem Nachmittagstief danach um 18 Uhr nochmal richtig energiegeladen bin und die Präsentation dann am Abend fertig mache, nachdem ich mich z.B. bei einem Mittagsschlaf ausgeruht habe.

Digital vs. analog

Theoretisch sind die Prinzipien der Wochenplanung und Zyklen, von denen ich hier spreche, auf alles mögliche anwendbar, von Online Kalender, ToDo-, Zeitmanagement- oder Team-Apps sowie eben auch analoge Kalender oder Wochenplanungen auf Papier.

So und jetzt kommt aber ein kleiner Trick, warum ich die Wochenplanung nicht digital mache: Weil ich (so wie viele andere auch) immer ziemlich unrealistisch war, wieviel ich glaube an einem Tag bzw. in einer Woche zu schaffen.

Der Trick lautet also... schreibe dir deine ToDos so klein runtergebrochen wie möglich auf! D.h. als ToDo steht dann links in der großen Spalte ("Ziel / Meilenstein / ToDo") nicht "Präsentation fertig machen", sondern 1. Recherche Bilder für Präsentation, 2. Folien Einwandbehandlung & Sales Folie fertig machen, 3. Outline für Folien 14 - 16 überarbeiten usw. Sprich, konkrete und detaillierte Aufgaben. Warum? Erstens kannst du dir dann (weil es analog und auf Papier ist) gar nicht zu viele ToDos aufladen (da das Papier irgendwann zu Ende ist) 🙂 und zweitens.... jedes mal, wenn du mit einer Aufgabe fertig bist (was bei kleineren, detaillierteren Aufgaben angenehm viele sind)... rate mal, was du dann machen darfst... jaaaawohl... links in der Spalte abhaken und gebührend den Abschluss dieses Zyklus feiern 🙂 ich liebe dieses Gefühl!

Weil wenn du dir nämlich zu große ToDos aufschreibst, sorgst du dafür, dass du nie ankommst und nie Zyklen schließt. Ein Beispiel dafür: probiere mal aus, was passiert, wenn du als ToDo "Buch schreiben" auf deiner Liste stehen hast. Richtig, es wird nie erledigt (weil zu groß, zu unkonkret) und du kannst es erst nach Wochen, Monaten, Jahren abhaken. Total demotivierend.

Dankbarkeit

Wenn ich den Tag beende, meine finalen Zyklen bewusst schließe und feiere, dann hänge ich gleich noch eine kleine Dankbarkeitsübung dran. Manchmal mache ich sie auch erst am Abend vor dem Einschlafen. Egal, wie der Tag war, fünf Dinge für die ich dankbar bin fallen mir immer ein, egal ob das ein gutes Essen, ein schönes Gespräch, oder die kuschelige Katze war. Ich finde die Wochenplanung eine tolle Gelegenheit dies in den (Arbeits-)Alltag zu integrieren.

Damit ich gut in meiner körperlichen, geistigen und seelischen Balance bleibe, habe ich auch noch eine Version der Wochenplanung, wo ich Platz habe mir Gedanken zu machen und Raum zu schaffen für "Bewegung, Entspannung, Ernährung und Mindset". Auch dafür feiere ich mich, wenn ich mir z.B. Gutes getan habe und zu Mittags eine Meditation gemacht habe, dann hake ich dies auf der Wochenplanung ab, oder wenn es spontan war, dann schreibe ich es drauf und hake es ebenfalls gleich wieder voller Stolz ab. Pssst... manchmal schreibe ich Dinge, die ich schon erledigt habe genau aus diesem Grund einfach noch auf die Wochenplanung, obwohl sie schon erledigt sind... nur damit ich sie abhaken und feiern kann 🙂 so sehr liebe ich Zyklen-Management.

Du ahnst schon: deine Wochenplanung ist weniger dafür da, dich mit unendlichen ToDos zu versklaven, sondern eher dafür, dass du die Dinge auch SIEHST, die du die ganze liebe lange Woche so tust und dich dafür anerkennst und wertschätzt.

So und jetzt darfst du kreativ werden... was brauchst du noch, um dir eine übersichtliche, grandiose Woche zu gestalten? Mach dir gerne deine eigene Version der Wochenplanung. Oder nutze eine der zwei Vorlagen, die du als Download hier unter dem Text findest.

Übrigens: Warum überhaupt eine Wochenplanung?

Ganz einfach: Ein Tag wäre einfach zu unübersichtlich bzw. kurzfristig, du wärst jeden Tag überrascht, „Shit, morgen habe ich einen Termin, den ich übersehen habe!“ und ein Monat ist einfach zu lange und unüberschaubar. Die Woche ist also perfekt, um dir einen Überblick zu verschaffen, alles wichtige mit einzubauen und gleichzeitig deinen Fortschritt wunderbar im Auge zu behalten und feiern zu können.

Ich kombiniere meine Wochenplanung mit einem online Kalender (und am Handy), wo alle Termine der Zukunft eingetragen sind. Diese schreibe ich mir dann am Montag - wenn ich meine Wochenplanung mache - aus dem Kalender in die jeweiligen Tagesübersichten auf meine Wochenplanung. So kannst du nichts übersehen oder vergessen.